本日つくるもの
記入済みの生成AI活用ワークシートを作ります。事前課題で業務を書き出しておき、研修当日に1件を掘り下げて仕上げます。
業務一覧と年間工数
ふだんの業務を5行以上書き出します。単位と回数と1回の分数から、シートが年間の時間を計算します。
3つの問いで掘り下げた1件
◎を付けた業務を1件選びます。「この作業は必要か」「ほかの人にできるか」「もっと楽にできないか」の順に書きます。
AIに相談するための文章
③に書いた内容は、AIにそのまま貼れる1つの文章に自動でまとまります。研修中の相談と、このあとの各チームの研修で使います。
本日のゴール
この研修で身に付けてほしいのは、自分の業務を「AIに渡せる部分があるか」という目で見直す視点です。事例を聞くだけでは他社の話のままなので、自分の業務を1件以上書き出し、そのうち1件の困りごとを言葉にするところまで進めます。
掘り下げる業務を1件に絞るのは、研修のあとに自分で動かせる量にするためです。年間工数を数字で出しておくと、どの業務から手を付けるかを、上長やチームと同じ数字で話せます。
当日の流れ
| セッション | 内容 | 形式 | 時間 |
|---|---|---|---|
| S01 | この研修の狙い研修のあとに伸びた人と足踏みした人の差、危機感だけで終わらせないための考え方 | 講義 | [15min] |
| S02 | 生成AIのトレンドと業界の事例主要モデルの進化とAIエージェントへの流れ、IT業界の導入事例、普及した組織と足踏みした組織の違い | 講義 | [40min] |
| S03 | 自分の業務を疑う3つの問いこの作業は必要か、なぜ自分がやるのか、もっと楽にできないか。AIへの相談の仕方を講師が実演します | 講義 | [35min] |
| S04 | 業務棚卸しワーク「②業務一覧」で◎を付けた業務を1件選び、「③課題候補」を書いて提出します | ワーク | [20min] |
| S05 | 質疑応答・閉会 | 講義 | [10min] |
合計は[120min]で、途中の休憩はありません。
事前課題
研修の前日までに、次の4つをお願いします。所要時間は20〜30分が目安です。
- 1配布ZIPのダウンロードと展開Windows用とMac用があります。お使いのパソコンに合う方を選んでください
- 2「はじめに」タブの記入者と環境の確認研修で使うAIツールと配信URLは、事務局からご案内します
- 3「①思い出す質問」で業務を思い出す当てはまる質問に「ある」を選び、思い当たる業務の名前を書きます
- 4「②業務一覧」に5行以上書き出すAIは使わずに、自分の言葉で書いてください。年間工数は自動で出ます
当日のワークの進め方
S03で3つの問いを聞いたあと、S04で「③課題候補」を1件書いて提出します。
掘り下げる1件の選び方
「②業務一覧」で◎を付けた業務から1件を選びます。迷ったら、年間工数の大きい業務か、困りごとを1文で書ける業務を選んでください。
年間工数が小さくても、ミスが起きると影響の大きい業務や、自分が休むと止まる業務は候補になります。
3つの問いと書く欄
| 問い | 「③課題候補」の欄 | 書くこと |
|---|---|---|
| 存在を疑う | この作業は必要か | なくしたら何が困るか、誰のための作業か |
| 役割を疑う | ほかの人にできるか、なぜ自分がやっているか | 自分でなくてもできるか、担当が決まった経緯 |
| 方法を疑う | もっと楽にできないか | どの部分をAIに任せられそうか |
AIへの相談の仕方
「もっと楽にできないか」を考えるときに、いちばん下の「貼り付け用」の文章をコピーし、研修で使うAIに貼り付けて送信します。貼り付け用の文章は、上の欄を埋めると自動でできあがります。
AIが出した案はそのまま書き写さず、自分で採るものを選んでください。選んだ案を、自分の言葉で「もっと楽にできないか」の欄に書きます。
提出
書き終えたら、同じファイルを上書きして保存し、事務局の案内に沿って提出してください。このファイルは、このあとの各チームの研修でも使います。
配布物ダウンロード
事前課題と当日のワークで使うワークシートを、ZIPにまとめてあります。中身は同じで、日本語のファイル名の入れ方だけがWindows用とMac用で違います。
ZIPの中身
| ファイル | 入っているもの |
|---|---|
| 生成AI活用ワークシート.xlsx | 事前課題と研修当日に記入するワークシートです。Excelでも、Googleスプレッドシートでも開けます。 |
| README.md | ZIPの中身と、ファイル名が文字化けしたときの直し方です。 |
ワークシートのタブ
| タブ | 書く時期 | 中身 |
|---|---|---|
| はじめに | 事前課題 | 記入者、環境の確認、書かないでほしいこと、提出の案内 |
| ①思い出す質問 | 事前課題 | 業務を思い出すための20の質問と、職種別の業務の例 |
| ②業務一覧 | 事前課題 | 業務を1行に1つ書く表です。年間工数は自動で出ます |
| ③課題候補 | 研修当日 | 1件の業務を3つの問いで掘り下げる欄と、AIに貼り付ける文章 |
| 記入例、記入例 課題候補 | 読むだけ | 架空のSES企業の開発エンジニアが書いた、②と③の記入例 |
| 設定 | 触らない | 年間工数を出すための換算表です |
FAQ
AIをほとんど使ったことがありません。参加して大丈夫ですか
大丈夫です。この研修は、AIをうまく使える人を前提にしていません。扱うのは、自分の業務のどの部分をAIに渡せるかという判断です。
AIへの相談は③を書く場面の1回だけで、操作は講師が画面で見せます。
客先の環境では、AIツールを開けません
そのまま受講できます。講師の画面に出るAIの回答を見ながら、③を書いてください。ワークシートの記入と提出は、AIを使わなくても進められます。
客先での業務も「②業務一覧」に書いて構いません。客先名と案件名は「A社」「案件A」のように置き換えてください。
業務が5行も思いつきません
「①思い出す質問」から始めてください。「月末や締め日の前に、決まってやることがある」のような20の質問に答えるうちに、ふだん意識していない業務が出てきます。
それでも出てこないときは、同じタブの下にある職種別の業務の例から、近いものを写してください。5行に届かなくても、書けたところまでで提出してください。
回数や1回あたりの分数が分かりません
だいたいの数字で構いません。空けたままにすると年間工数が出ないため、「週に1回くらい」「30分くらい」の感覚で数字を入れてください。
年間工数は、掘り下げる1件を選ぶための目安として使います。正確な数字である必要はありません。
客先名や案件名、実際の数字を書いてよいですか
客先名、案件名、個人名は「A社」「案件A」「担当A」のように置き換えてください。客先のシステム名、サーバー名、IPアドレス、アカウント情報は書かないでください。
業務の中身は具体的に書いて構いません。「客先への週報を、客先指定の様式で毎週まとめる」のように、何をしているかが分かる書き方にしてください。
Excelを持っていません。Googleスプレッドシートで開けますか
開けます。ダウンロードしたファイルをGoogleドライブにアップロードし、右クリックからアプリで開く、Google スプレッドシートの順に選んでください。
選択肢が出る欄と年間工数の計算は、Googleスプレッドシートでもそのまま動きます。
「③課題候補」は事前に書いておいた方がよいですか
書かなくて大丈夫です。③はS03で3つの問いを聞いてから、研修当日に書きます。事前課題は①と②までです。
開発やインフラの仕事ではありません。参加する意味はありますか
あります。この研修は全社員向けで、職種を問いません。「①思い出す質問」の職種別の例にも、営業と管理部門の業務を入れています。
週報や請求書の作成、問い合わせへの回答のように、繰り返している業務がある方なら、同じ手順で書けます。
このあとの研修とは、どうつながりますか
このワークシートは、このあとの各チームの研修でも使います。③の貼り付け用の文章が、その研修で扱う題材になります。
そのため、提出したあとのファイルも手元に残しておいてください。