事前課題の進め方

ワークシートは、ZIPにまとめて配布しています。ZIPのまま開くと保存できないことがあるため、展開してから使います。

1. 1Windowsをお使いの方は1028_kadai.zipをダウンロードしてください。Macをお使いの方は1028_kadai_Mac.zipをダウンロードしてください。
2. 2Windowsの場合：ZIPを右クリックしてすべて展開を選び、展開先にデスクトップを指定して展開をクリックします。
3. 3macOSの場合：ZIPをデスクトップに移してから、ダブルクリックします。
4. 4デスクトップに1028_kadaiフォルダができていることを確認してください。

• デスクトップに1028_kadaiフォルダがある
• フォルダの中に「生成AI活用ワークシート.xlsx」と「README.md」がある

ワークシートには7つのタブがあります。画面の下に「はじめに」から「設定」までのタブ名が並びます。

1. 1Excelをお使いの場合：生成AI活用ワークシート.xlsxをダブルクリックして開きます。画面の上に編集を有効にするが出たら、クリックしてください。
2. 2Googleスプレッドシートで開く場合：Googleドライブにファイルをアップロードし、ファイルを右クリックしてアプリで開くからGoogle スプレッドシートを選びます。

• 画面の下に「はじめに」「①思い出す質問」「②業務一覧」「③課題候補」「記入例」「記入例 課題候補」「設定」の7つのタブが並んでいる

研修当日にAIツールや配信で止まらないように、先に環境を確かめておきます。職種は、提出されたワークシートを職種ごとに見るときに使います。

1. 1記入者の部署と氏名を入力し、職種を選択肢から選びます。
2. 2事務局から案内されたAIツールを会社のアカウントで開き、研修で使うAIとログインしたアカウントの結果を選びます。
3. 3事務局から案内された研修の配信URLを開き、マイクが使えるかを確かめて、配信ツールのマイクの結果を選びます。
4. 4書かないでほしいことを読んでから、Step 4に進んでください。

• 部署、氏名、職種の3つが埋まっている
• 環境の確認の3行すべてで、結果が選ばれている

毎日やっている業務ほど、いざ書こうとすると出てきません。20の質問に答えると、ふだん意識していない業務が見つかります。

1. 1質問を上から読み、当てはまるものの当てはまるの欄で「ある」を選びます。
2. 2「ある」を選んだ行の思い当たる業務の名前に、思い浮かんだ業務を書きます。「客先への週報」のように、短い名前で構いません。
3. 3質問で出てこないときは、タブの下にある職種別の業務の例から近いものを探してください。

• 「ある」を選んだ行に、業務の名前が書かれている

Step 4で思い出した業務を、1行に1つずつ写します。単位と回数と1回あたりの分数を入れると、年間で何時間かかっているかをシートが計算します。

1. 1業務名と内容（1行）を書きます。AIは使わずに、自分の言葉で書いてください。
2. 2単位を選択肢から選び、回数と1回あたり（分）に数字を入れます。「週に2回、1回30分」なら、単位に「週」、回数に「2」、1回あたりに「30」です。
3. 3誰から受けて誰に渡すかと困りごとを書きます。困りごとが無い業務は、空けたままで構いません。
4. 4研修当日に掘り下げたい業務の課題候補で「◎」を選びます。候補にしてもよい業務には「○」を選びます。

業務名と内容は、次の粒度を目安にしてください。

1. 1粗すぎる例：「開発作業」。何をしているかが読み取れないため、どこをAIに渡せるかを判断できません。
2. 2目安の例：「客先への週報の作成」「今週の作業と来週の予定を、客先指定の様式にまとめる」。作業の対象と、自分がしていることの両方が入っています。
3. 3細かすぎる例：「Excelを開いてA列に日付を入れて…」。画面の操作を1手ずつ分ける必要はありません。

• 表の上の書いた業務が5行以上になっている
• 数字が空いている行が0行になっている
• 1つ以上の業務に「◎」が付いている

研修当日は、このファイルの続きに「③課題候補」を書きます。誰のファイルかが分かるように、名前を変えて保存しておきます。

1. 1ファイル名を部署_氏名_生成AI活用ワークシート.xlsxに変えて保存します。
2. 2提出先と期限は、事務局からのメールの案内に沿ってください。
3. 3研修当日は、同じファイルを開いた状態で参加してください。

• ファイル名に自分の部署と氏名が入っている
• 研修当日にそのファイルを開ける場所に保存してある

• □デスクトップに1028_kadaiフォルダがある（Step 1）
• □記入者と環境の確認が埋まっている（Step 3）
• □「①思い出す質問」で業務の名前が書けている（Step 4）
• □「②業務一覧」に5行以上あり、1つ以上に◎が付いている（Step 5）
• □部署と氏名を入れたファイル名で保存してある（Step 6）